Divulga Vagas - 7 tópicos que você nunca deve abordar em um e-mail
Home   >   7 tópicos que você nunca deve abordar em um e-mail
7 tópicos que você nunca deve abordar em um e-mail
09/03/2021   Divulga Vagas 133 Visualizações

Se há uma lição importante de comunicação que aprendemos com políticos e profissionais corporativos que acabam no tribunal é sobre o que não incluir em um e-mail. Lembre-se de todas as mensagens e e-mails que rolaram pelos noticiários e redes sociais.

 

Textos com comentários ofensivos que aparecem em equipamentos ou servidores da empresa tornam a organização e você pessoalmente responsáveis. A responsabilidade pessoal pelo uso indevido do e-mail envolve declarações falsas, calúnia, difamação, assédio e assim por diante.

Veja os tópicos que não devem ser abordados em um e-mail:

Problemas de desempenho

Digamos que, ao negociar um aumento, você peça para assumir responsabilidades a mais para corrigir “problemas e ineficiências” em seu departamento. Mais tarde, imagine-se inesperadamente sendo chamado para uma reunião de alto escalão para explicar seus comentários “depreciativos” e “desleais” sobre a empresa em seu e-mail.

Conversas sobre concorrentes

Dizer a um cliente em potencial que, em vários estudos, o widget (elemento de interação) do concorrente mostrou “problema indevido no motor que pode encurtar a vida útil do produto” é melhor ser verdade e de conhecimento público. Mesmo declarações que impliquem inverdades podem levar você ao tribunal: “não testado”, “práticas trabalhistas injustas”, “com preços excessivos no mercado”, “resultaram de seus cortes durante o processo de fabricação”.

 

Para que você não se pergunte como um concorrente poderia saber sobre esses comentários em e-mails excluídos, esteja ciente de que os escritórios de advocacia usam programas de software sofisticados para encontrar o que precisam quando querem estabelecer ou manipular responsabilidade em tribunal.

O software existe para pesquisar e-mails por muito mais do que “palavras quentes” óbvias (responsabilidade fiscal, impostos, Comissão de Valores Mobiliários, lacunas). Eles podem pesquisar frases que sugiram que alguém está preocupado com um problema, como: “forçada a tirar uma licença ou a sair do conselho”, “preocupações sérias sobre isso”, “revidar”, “não posso deixar que ninguém fique sabendo disso”,“transmita todas as perguntas sobre isso diretamente para mim”,“Certifique-se de excluir este e-mail”, “E quanto à legalidade disso?”.

Responsabilidades do produto ou serviço

O mesmo ocorre com a preocupação com seus próprios produtos ou ofertas de serviço que podem levantar questões sobre responsabilidade.

Imagine que, em um caso envolvendo seu processo de fabricação, seu colega de trabalho copiou você em um e-mail quando levantou esta questão para seu supervisor: “Devemos fazer mais testes no sistema XYZ antes de passar para a próxima fase?”. Agora, você está “por dentro” dessa situação. Há um registro permanente de tráfego de e-mail vinculando você a essas informações.

Mas digamos que você não responda ao colega de trabalho porque considera que realmente algo deve ser resolvido entre os engenheiros. Afinal, você é apenas o vendedor. Eles copiaram você apenas como cortesia, caso houvesse um atraso e o cliente solicitasse um status sobre as datas de entrega.

 

No tribunal, os advogados vão perguntar por que você não levou o “aviso” a sério. Por que nenhuma resposta? Você estava preocupado com o fato de que o aumento do custo para mais testes reduziria os lucros da empresa e sua comissão de vendas? Observe como a pergunta inocente do seu colega se transformou em um “aviso”.

Você entendeu a ideia. Se ocorrer um processo judicial desagradável, considere se esses e-mails e padrões de tráfego discutidos no tribunal podem causar danos à sua integridade. Mesmo se você tiver certeza de que a mensagem não aborda uma questão legal, considere o que esses e-mails podem fazer você perder o sono.

Compensação

A menos que sua organização tenha uma política transparente em relação a finanças, evite discutir salários, bônus, comissões, recompensas ou outros acordos financeiros especiais. Seja especulando ou confirmando tais questões, você está caminhando na areia movediça ao declarar isso em e-mails.

Referências raciais ou de gênero

Nem pense em colocar piadas, histórias ou frases relacionadas a essas questões em um e-mail!

Repreensões

Quando você, como supervisor, envia um e-mail para alguém sobre um pequeno incidente, o próprio ato de “colocá-lo por escrito” causa alarme. Eles tendem a ler, reler e remexer no e-mail, tentando ler nas entrelinhas. Quão sério é esse “aviso”? O próximo e-mail ou chamada significará demissão? A menos que você realmente pretenda que seu e-mail seja a documentação oficial de um aviso, você terá uma reação muito melhor ao falar sobre o assunto em vez de escrevê-lo.

Competências de liderança

Reclamar sobre a equipe de liderança pode ser algo constante em certas organizações:

–– “Eles não estão nos ouvindo e nós somos as pessoas na linha de frente.”

–– “A hipocrisia é cada vez mais forte quando se trata de corte de orçamento. Eu gostaria de ver um executivo sênior assumir alguma responsabilidade quando se trata de contratos perdidos. ”

–– “O que não precisamos por aqui são mais iniciativas que apenas desperdiçam tempo quando poderíamos estar fazendo um trabalho de verdade.”

Esses comentários geralmente chegam ao topo –quando alguém acidentalmente encaminha seu e-mail para um terceiro, que encontra a reclamação enterrada em alguma parte do e-mail.

Fique atento: esteja legalmente em alerta em nossa sociedade litigiosa, onde perguntas e declarações inocentes e diretas podem ser mal interpretadas, distorcidas e tiradas do contexto.

 

FONTE: https://forbes.com.br/carreira/2021/02/7-topicos-que-voce-nunca-deve-abordar-em-um-e-mail/