Comunicação no local de trabalho é qualquer tipo de comunicação que se refira à organização para o trabalho, o que inclui comunicações sobre tarefas individuais, compartilhamento de atualizações de status de projetos ou envio de feedback a gerentes ou funcionários. Saber comunicar-se no local de trabalho é uma parte crucial da colaboração eficaz, pois, quando não se pode comunicar claramente, corre-se o risco de não se dizer o que precisa ser dito, gerar confusão ou mesmo involuntariamente ferir os sentimentos de alguém.

A comunicação no local de trabalho pode dar-se presencialmente, por escrito, por meio de uma plataforma de videoconferência ou em reuniões de equipe. Além disso, pode dar-se em tempo real ou de forma assíncrona, ou seja, comunicações sobre o trabalho realizadas por e-mail, vídeos pré-gravados ou numa plataforma que atue como ferramenta de gestão de projetos. Confira alguns exemplos de comunicação no local de trabalho:

• Reuniões de equipe;

• Sessões de feedback individuais;

• Recebimento de informações;

• Comunicação sobre o status ou progresso de um projeto;

• Colaboração em tarefas interdisciplinares;

• Comunicação não verbal.

Elementos de uma boa comunicação

Agora que já vimos que tipos de comunicação podem compor o conceito de comunicação no local de trabalho, o que podemos fazer para aprimorar as nossas habilidades de comunicação? Existem alguns princípios que regem uma boa comunicação e podem ser usados para todos os tipos de comunicação. Especificamente, uma boa comunicação:

• Busca clareza. Quer esteja enviando uma mensagem no Slack, redigindo um e-mail ou improvisando uma resposta, tente transmitir a sua mensagem com clareza.

• Tenta solucionar conflitos, não criar mais. O motivo de comunicar-se é solucionar um problema ou promover uma colaboração eficaz em um projeto ou tarefa. Uma boa comunicação no local de trabalho pode apontar obstáculos ou oferecer feedback, mas o objetivo deve ser chegar a uma situação melhor que a atual.

• É bidirecional. Toda comunicação no local de trabalho é uma troca de informações, mesmo quando não é verbal.

Sete dicas de como comunicar-se eficazmente no local de trabalho

Uma comunicação eficaz no local de trabalho depende em grande medida de onde, como e quando nos comunicamos. Experimente estas sete dicas para comunicar-se melhor.

1. Saiba onde e sobre o que se comunicar

A comunicação pode dar-se de diversas formas: presencialmente, por e-mail, por mensagens instantâneas e em plataformas de gestão do trabalho. Para aumentar a eficiência, certifique-se de seguir as diretrizes de comunicação e transmitir a mensagem certa através dos canais indicados.

Às vezes, saber por que canal se comunicar já é metade do caminho andado. Pode ser que a sua empresa possua múltiplas ferramentas de comunicação, o que torna ainda mais importante saber qual delas usar. Qual das ferramentas é adequada para a sua dúvida ou comentário? É necessário comunicar-se em tempo real, ou enviar uma mensagem assíncrona seria o suficiente? Em caso de dúvida, pergunte a um membro da equipe ou gerente através de que canal enviar os diferentes tipos de mensagem. É importante que todos estejam no mesmo barco. Por exemplo, na Asana, nós usamos:

• Slack;

• Asana;

• Gmail;

• Zoom.

2. Desenvolva as suas habilidades de colaboração

A colaboração é a espinha dorsal de um trabalho em equipe eficaz. Para desenvolver boas habilidades de colaboração em equipe, é necessário praticar uma comunicação aberta e franca. Isso não necessariamente significa concordar com tudo, pois saber como discordar e acomodar essas diferenças também é uma parte fundamental da colaboração.

Quem veio primeiro, as habilidades de colaboração ou as de comunicação? É exatamente como “o ovo ou a galinha”. É possível desenvolver uma boa colaboração comunicando-se eficazmente, mas saber como colaborar é um componente essencial de uma boa comunicação. Basicamente, isso quer dizer que é necessário aperfeiçoar tanto as habilidades de colaboração quanto as de comunicação com o passar do tempo. À medida que a colaboração em equipe for melhorando, ficará mais fácil transmitir informações e opiniões em um ambiente profissional. Consequentemente, essa comunicação franca facilitará ainda mais a colaboração.

3. Converse cara a cara, quando possível

Talvez a forma mais comprovada de evitar problemas de comunicação seja conversar cara a cara. No caso de uma equipe virtual, conversar por videoconferência também funciona. A comunicação cara a cara é importante principalmente quando se sabe que a conversa será difícil. Pode ser difícil usar o tom certo quando se comunica por escrito, por isso, é melhor que os membros da sua equipe possam ver as suas expressões faciais e linguagem corporal.

No caso de uma equipe remota ou distribuída, comunicar-se por chamada telefônica em vez de videoconferência também pode funcionar. A fadiga resultante das videoconferências é real e pode dificultar muito a colaboração e a comunicação para equipes remotas. Comunicar-se por telefone reduz parte da pressão de ter que aparecer diante da câmera, mas continua permitindo ouvir a voz e o tom dos colegas de trabalho.

4. Cuidado com a sua linguagem corporal e tom de voz

Comunicar-se vai além do que é dito, envolvendo também a forma como é dito. Cuidado para não cruzar os braços ou demonstrar frieza. Muitas vezes, a sua linguagem corporal pode não ter nada a ver com a situação em questão. Pode ser só cansaço ou estresse decorrente da sua vida pessoal. Porém, os seus colegas de equipe, que talvez não saibam desse contexto, podem interpretar as suas ações como raiva ou frustração relacionada a eles. Principalmente no caso de conversas difíceis, tente relaxar a sua linguagem corporal e as suas expressões faciais, a fim de evitar transmitir mensagens não intencionais.

5. Priorize comunicações bidirecionais

Para comunicar-se no local de trabalho, escutar é tão importante quando falar. Participar de uma equipe colaborativa envolve ouvir as ideias dos outros em vez de apenas tentar impor as suas.

Existem dois tipos de escuta comuns: escutar para responder e escutar para entender. Quando se escuta para responder, o foco está no que se dirá em seguida, não no que a outra pessoa está dizendo. Com esse tipo de escuta, corre-se o risco de perder informações importantes ou mesmo repetir o que a outra pessoa acabou de dizer.

Em vez disso, tente escutar para entender, ou seja, ouça o que a outra pessoa tem a dizer sem pensar em como responder. Se pensar em algo que gostaria de dizer, anote e volte a escutar para entender, em vez de ficar tentando lembrar-se do que pretende dizer em seguida.

6. Atenha-se a fatos, não histórias

“Fatos versus histórias” é uma técnica recomendada por Diana Chapman, cofundadora do Conscious Leadership Group. Neste caso, os “fatos” são eventos que ocorreram e com cuja ocorrência todos os presentes facilmente concordariam. Já uma “história” seria a sua interpretação da situação.

Por exemplo, digamos que o seu gerente lhe dê um feedback ao vivo durante uma reunião da equipe. Este seria um fato. O feedback não era esperado, e o fato de o seu gerente tê-lo compartilhado na reunião, não em uma sessão individual, parece-lhe indicar que ele está insatisfeito com o seu trabalho. Esta é uma “história”, pois não se tem como saber ao certo se é verdade ou não apenas com base nisso.

Histórias são inevitáveis; todos nós as criamos com base nos fatos. Porém, tente separar as histórias dos fatos e evite tomar providências com base em histórias antes de confirmar se são verídicas. No exemplo em questão, seria possível conversar com o gerente na próxima sessão individual e perguntar por que o feedback foi compartilhado durante uma reunião da equipe.

7. Certifique-se de estar conversando com a pessoa certa

Para uma comunicação eficaz no local de trabalho, a pessoa com quem se conversa é tão importante quanto o que é dito. Uma má comunicação muitas vezes resulta de conversas com as pessoas erradas ou de tentativas de compartilhar informações num contexto inapropriado.

Para evitar isso, certifique-se de que as pessoas certas estejam presentes ou recebendo a mensagem. Se não souber ao certo quem seriam essas pessoas, faça um exercício de identificar quaisquer participantes do projeto importantes que possam estar ausentes.